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Il segretario di club …. una necessità

Segretario – Un club senza segretario cosa sarebbe?

Una celebre frase di Roe Fulkerson (per sapere nei più su Roe vedi questo articolo) diceva: Il presidente del club è un incidente, il segretario una necessità.

La figura del segretario è una delle più delicate. A lui sono demandati compiti importanti e vitali per un club. Non si tratta solo di scrivere i verbali, mandare le comunicazioni, aggiornare la directory. Il segretario ha il delicato e quasi nascosto incarico di essere il tramite tra il consiglio direttivo e il presidente del club con il resto dei soci.

Facendo parte del consiglio direttivo egli è un officer, scelto dal presidente e ratificato dal direttivo del club. Lavora a stretto contatto con il presidente, diventando più che il suo braccio destro.

segretarioIl segretario gestisce gli affari del club e ne garantisce il buon funzionamento, opera in stretta collaborazione con il presidente e con il consiglio direttivo. Egli è responsabile della gestione di tutti gli archivi e i registri del club e deve essere pronto a documentare in modo preciso e dettagliato tutte le operazioni importanti. La gestione degli archivi del club comprende la stesura dei verbali e la partecipazione a tutte le riunioni del club e del direttivo.

La gestione dell’archivio, del protocollo e delle comunicazioni tra soci e club, divisione, distretto, KI-EF e KI.

A lui è demandato anche il compito di controllare i conti e dare mandato al tesoriere di fare i pagamenti.

Un leader silenzioso

Un segretario efficiente e preciso rende la vita del club più facile e assicura la trasparenza della gestione.

Così come il presidente egli deve essere un leader ma silenzioso e attento.

Non sottovalutate questo ruolo  e non relegatelo a mero accompagnatore del presidente nelle manifestazioni.

Un buon segretario facilita il lavoro degli altri officer. Per fare questo deve avere tra le altre cose  due qualità, spesso dimenticate: grande discrezione e apparire poco.

Egli pur facendo parte del consiglio direttivo e essendo un officer non vota!

Chi volesse approfondire può scaricare il manuale del Guide-Segretario

In un prossimo articolo vi farò degli esempi su come il segretario organizza il suo lavoro durante l’anno.

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